Depuis maintenant 8 mois, le monde de l’événementiel s’est vu perturber par la pandémie du coronavirus et a dû apprendre à se réinventer en conséquence. Entre mesures de distanciation sociale et mesures sanitaires, nombreux sont les événements du type salons, conférences et autres rendez-vous professionnels qui ont été annulés.

Cependant ces annulations n’ont pas eu raison de tous les événements. Une solution innovante bien qu’évidente a vite été trouvée pour remplacer les rencontres physiques : le virtuel est entré en jeu, permettant à de nombreuses entreprises de maintenir le contact avec leurs employés et publics cibles, sans lesquels elles pourraient difficilement prospérer.

Ce nouveau besoin d’adaptation ainsi que l’augmentation de l’utilisation du digital dans le milieu de l’événementiel B2B marquent le début d’une mutation des métiers y étant liés.

Mais alors quel est le rôle du virtuel et comment l’événementiel 2.0 va-t-il évoluer ? Réponses ci-dessous !

Qu’est-ce que l’événementiel 2.0 ?

L’utilisation du virtuel dans l’événementiel, c’est ce qui a donné naissance à ce que l’on appelle maintenant l’événementiel 2.0. S’il ne date pas d’aujourd’hui, l’événementiel 2.0 a certainement pris de l’essor depuis le début de la pandémie, démontrant la force indéniable qu’ont les outils digitaux. 

En effet, alors qu’on avait tendance à les utiliser principalement dans le cadre d’événements dits « hybrides », mélangeant le monde virtuel et réel, la mutation forcée du secteur de l’événementiel a poussé à faire confiance aux solutions digitales bien au-delà. Aujourd’hui, ces deux types d’événements, hybrides et virtuels, permettent à de nombreuses entreprises d’innover afin de poursuivre leur mission malgré les restrictions du moment. 

Les avantages des événements 2.0

Les événements digitaux sont assurément une excellente alternative aux événements « standards » lorsque les contacts humains sont déconseillés, voire même proscrits. D’autant qu’en plus d’être un substitut de choix aux événements physiques, ils procurent des avantages qui n’ont rien à envier à ces derniers.

Flexibilité

En plus d’éviter les limitations imposées sur le nombre de participants à votre événement, trouver le lieu parfait disponible à la date souhaitée n’est plus un problème. A présent, vous avez le choix de faire votre événement virtuel quand vous le souhaitez et depuis n’importe où, grâce à la flexibilité que les solutions digitales offrent.

Gain de temps

Dans certaines mesures, on dit qu’ils permettent de réduire les coûts ; si cela n’est pas toujours vrai, puisque ça dépend des composants de chaque événement digitalisé, le gain de temps qu’un événement en ligne octroie à ses participants est indéniable. D’ailleurs, du moment qu’il n’y a plus besoin de se déplacer (un déplacement étant synonyme de frais et temps de trajet), les chances que les intervenants et participants puissent être présents à votre événement sont nettement plus élevées. 

Atteinte d’un public sans limite

A l’instar du lieu physique, le digital permet d’accueillir un nombre de participants presque illimité. Il faudra bien sûr s’assurer que les serveurs et autres systèmes nécessaires au bon déroulement de l’événement sont assez puissants pour supporter le nombre de participants souhaités, mais il reste évident que les possibilités sont vastes lorsque l’événement est digitalisé. De plus, durant l’événement ou une fois fini, rien n’empêche de le rediffuser en direct ou en replay afin d’atteindre un public plus large.

Nouvelles tendances

Tandis que la pandémie a poussé à l’innovation, résultant en un panel de solutions digitales permettant de remplacer au maximum les contacts humains, elle a aussi incité à la créativité.

En effet, les événements physiques n’ont pas simplement été digitalisés ; digitalisation va de pair avec adaptation. Tout comme lors d’un événement physique, l’événement digitalisé doit être bien construit, avoir un timing parfait et être divertissant. En bref, pour qu’il ait l’impact désiré, il faut que l’expérience vécue de manière virtuelle soit tout aussi forte, ou même plus forte, que celle qui aurait pu être vécue « en vrai ». 

Pour ce faire, les possibilités sont sans limites. On citera plusieurs points clés qui font partie intégrante d’événements virtuels ou hybrides à succès et qui sauront mettre à profit tant vos connaissances technologiques que votre expertise digitale.

Créer l’immersion

Le digital permet de créer des lieux et designs de toutes pièces. Que ce soit sur votre plateforme de service client en ligne ou lors d’un événement annuel digitalisé, il faut miser sur l’immersion pour offrir à votre public une expérience inédite et à l’image de votre entreprise. Avec l’application Event-wise.ch par exemple, vous pouvez personnaliser votre interface afin qu’elle offre une expérience client qui reflète l’esprit et la qualité de votre entreprise. Pour aller plus loin et être sûr de marquer les esprits, pourquoi ne pas utiliser la réalité virtuelle ou augmentée afin de créer une expérience encore plus mémorable!

Personnalisation

La personnalisation est le meilleur moyen de faire en sorte que les participants se sentent uniques et valorisés. Et ça tombe bien, car les outils digitaux permettent justement de rendre la personnalisation plus fluide en gagnant en temps et en efficacité. Pensez à personnaliser vos invitations, l’accueil, certaines activités lors de l’événement, ainsi que d’éventuels remerciements suite à l’événement.

Contenu

Pour se faire remarquer dans le monde digital, le contenu doit être impactant. Le temps d’attention porté à n’importe quel contenu en ligne est très court et doit captiver l’attention dès les premières secondes. Il faut alors penser à créer un contenu à forte valeur ajoutée pour alimenter son événement, afin de capter toute l’attention des participants. Heureusement, le monde digital donne une certaine liberté, comme par exemple en offrant la possibilité d’inviter un expert de votre domaine à intervenir par visioconférence peu importe où il se trouve. Si votre contenu est bien pensé et vaut la peine d’être repartagé, il pourrait même finir sur les réseaux sociaux ; par conséquent, l’impact de votre événement sera encore plus important !

Favoriser l’échange

Alors que tout se passe en ligne et que les contacts humains se font rares, il est recommandé d’organiser des workshops et de pousser à la conversation grâce à des activités culturelles et divertissantes dans le but d’encourager le partage entre les participants. Certaines plateformes d’organisation d’événements telles qu’Event-wise.ch permettent de mener des sondages en ligne durant son événement ; partager les résultats de ces derniers en direct peut être un bon moyen créer la discussion. 

Outils

Dans le monde du digital, nouvelles tendances riment avec nouveaux outils. Pour pouvoir organiser un événement virtuel et dépasser les attentes des participants, il faut des solutions adaptées.

• Plateforme : alors que certains utiliseraient directement les réseaux sociaux, nous recommandons de passer par un site web propre à votre événement, puisque cela permet d’assurer un événement entièrement personnalisé à votre image, adapté à vos besoins et sécurisé ; en outre, il vous donnera directement accès à un panel de données analytiques précieuses. Ce site sera la vitrine de votre événement et devra regrouper toutes les informations relatives à votre événement. Assurez-vous qu’il soit construit pour tous les types d’appareils (responsive): ordinateur, tablette, smartphone, et n’oubliez pas d’y faire figurer les informations clés de votre événement, ainsi que des « call-to-action » pour inciter les gens à y prendre part.
  

• Création d’expériences : comme dit plus haut, pour créer une expérience digitalisée mémorable, il faut créer l’immersion. Tandis que l’on parlait de réalité virtuelle et augmentée, on peut résumer ces solutions par : « 3D ». Les outils 3D vous permettent effectivement de créer des décors et lieux uniques qui transporteront vos participants dans des univers inédits et leur feront vivre une expérience hors du commun. De plus, ces solutions 3D peuvent aussi être utilisées pour présenter un nouveau produit ou service de manière détaillée à tous les participants.
  

• Networking : en plus des questionnaires et sondages mentionnés plus haut permettant de favoriser l’échange, les chats en ligne, e-mails, partage de contenu et meeting rooms sont tous des outils donnant l’opportunité aux participants de faire du networking lors d’un événement hybride ou digital.
  

• Portée et engagement : parmi les outils permettant de toucher un public allant au-delà des personnes inscrites à votre événement, il y a le live streaming, broadcasting et les réseaux sociaux. Offrant la possibilité de faire la promotion de votre événement en amont et de le diffuser pendant ou après qu’il ait eu lieu, ces outils vous permettront de maximiser la portée de votre événement.
  

• Données clés : les outils analytiques sont un sujet sensible, mais ils sont essentiels à votre succès. Mettez en place un bon système de récolte de data et assurez-vous d’avoir le droit de collecter et utiliser les données liées à votre événement et ses participants. Ces dernières vous permettront d’améliorer vos produits, services et futurs événements, et d’en faire une meilleure promotion.
  

Projection future

Malgré les avantages de l’événementiel virtuel mentionné plus haut, on ne peut s’empêcher de penser aux contacts humains. S’ils sont principalement déconseillés à ce jour, ils ont toujours été une composante majeure lors d’événements. Or c’est bien quelque chose que nous ne pouvons pas entièrement remplacer dans le monde virtuel, même à l’aide de tous les outils mentionnés. 

On se demande alors comment on pourra les rendre possibles dans le futur, au moment où les événements physiques reprendront gentiment le cours de leurs activités, mais qu’il faudra encore faire très attention et faire face à de nombreuses restrictions.

A priori, l’hybride devrait être la solution, puisque c’est le seul moyen qui permet d’allier les forces du monde réel et virtuel. Dans cette démarche, on mettra ensemble les atouts de chaque monde. La partie réelle permettra aux participants qui le souhaitent de retrouver les éléments clés d’un événement classique, alors que la partie virtuelle permettra de créer des expériences inédites et de toucher un public à distance, grâce au broadcast et aux rediffusions par exemple. 

Une chose est sûre, si l’avenir de l’événementiel entièrement virtuel n’est pas encore dessiné, le digital est bien un atout au monde de l’événementiel et a 100% de chance de prospérer dans le cadre d’événements hybrides dans le futur.